紙と手作業を減らしたい中小企業が、最初にやるべき3つのこと

紙や手作業を減らしたいと思っても、「何から手を付ければいいか分からない」という声をよく聞きます。現場で実際に効果が出やすかった、最初の3つのポイントを紹介します。

業務効率化やDXを考えたとき、
「とにかくツールを入れれば何とかなる」と思われがちですが、
実際の現場ではそう簡単にはいきません。

これまで中小企業の現場で支援をしてきて、
最初にやると効果が出やすいことは、実はとてもシンプルです。

1. 「紙が多い業務」を全部やめようとしない

いきなり
「紙をゼロにしよう」
「全部デジタル化しよう」
と考えると、ほぼ確実に止まります。

まずは、

• 毎日使っている紙
• 毎回同じ内容を書いている紙

など、一番よく使われているものから見直すのがおすすめです。

2. 転記が発生している作業を見つける

紙やExcelの問題の多くは、
同じ内容を何度も書き写していることにあります。

• 紙 → Excel
• Excel → 別のExcel
• メール → 手入力

この「転記」がある業務は、
ミスも時間ロスも発生しやすいポイントです。

3. 完璧を目指さず「使われる形」を優先する

業務効率化で一番よくある失敗は、
きれいに作りすぎて、使われなくなることです。

多少不格好でも、

• 現場で迷わず使える
• 誰か一人に依存しない

この2つを満たしていれば、十分に価値があります。

紙や手作業を減らす取り組みは、
大きな仕組みを作ることではありません。
小さな改善を積み重ねることが、一番の近道です。

このブログでは、
そうした「現場で実際に使えた話」を、これからも紹介していきます。