新しいツールを入れる前に考えてほしいこと。タイミングとか

最近、業務効率化やDXの相談を受けていると、
AIや新しいツールの話題が出ない日はほとんどありません。

「AIを使えば何とかなると思って」
「そろそろ入れないと遅れそうで」
「周りが使い始めているから」

こうした言葉を聞く機会が、本当に増えました。

AIもツールも、確かにすごい。
できることも、年々増えています。
ただ、現場で見ていて強く感じるのは、
“入れること自体”が失敗の原因になっているケースが多い、ということです。

問題は、AIやツールそのものではありません。
一番の問題は「タイミング」です。

業務が整理されていない状態で、
データが散らばっている状態で、
現場のやり方が人によってバラバラな状態で、
AIや新しいツールを入れてしまう。

すると、どうなるか。

・入力されない
・使い方が分からない
・今までのやり方と併用になる
・結局、元に戻る

これは珍しい話ではなく、
本当によくあるパターンです。

AIは魔法ではありません。
何もないところから、勝手に業務を理解して、
勝手に整理してくれるわけではありません。

AIが得意なのは、
「すでにある情報を使って考えること」
「パターンを見つけること」
「整理されたデータを扱うこと」です。

つまり、
・どんな業務があるのか
・どんなデータがあるのか
・それがどこに溜まっているのか

この土台がなければ、
AIは力を発揮できません。

ここで、一度立ち止まって考えてほしいのです。

今の業務は、
本当に整理されているでしょうか。

誰が、どのタイミングで、どんな情報を扱っているか。
同じ情報を何度も書いていないか。
「昔からこうしている」だけの作業が残っていないか。

多くの現場では、
ツール以前に、業務そのものが複雑になりすぎています。

その状態でAIを入れると、
AIは“複雑な業務をそのまま引き継ぐ”ことになります。
結果、楽になるどころか、
余計に分かりにくくなってしまいます。

業務効率化で大事なのは、
「順番を守ること」です。

まずやるべきなのは、
ツール選定ではありません。

・業務を洗い出す
・やらなくていい作業を減らす
・情報の置き場所を決める
・最低限、データが残る形を作る

ここまでやって、はじめて
「どんなツールが合いそうか」
「AIを使う意味があるか」
が見えてきます。

逆に言えば、
この整理が終わっていない段階では、
AIもツールも、まだ早い。

現場で実際にうまくいっているケースを見ると、
共通点があります。

それは、
「完璧を目指していない」こと。

まずは、
スプレッドシートでいい。
フォームでいい。
多少使いにくくてもいい。

とにかく、
データが消えずに溜まる状態を作る。

そこから、
「ここは自動化できそう」
「ここはAIに投げられそう」
と、一つずつ広げていく。

このやり方だと、
現場も置いていかれません。
むしろ、
「前より楽になった」
という実感が積み重なっていきます。

AIやツールは、
業務効率化の“ゴール”ではありません。
あくまで“途中の道具”です。

道具は、
使う土台が整っていないと、
ただの重たい荷物になります。

だからこそ、
焦らなくていい。
流行りに飛びつかなくていい。

今の業務を、
一段ずつ整理する。
データを貯める。
使い回せる形にする。

その延長線上に、
自然とAIやツールの出番がやってきます。

業務効率化は、
一度きりのイベントではありません。
毎日、少しずつアップデートしていくものです。

AIの進化が早いからこそ、
人間側の準備が、より大事になります。

順番を間違えなければ、
AIもツールも、ちゃんと味方になります。

まずは土台から。
それが、遠回りに見えて、
一番失敗しないやり方だと、現場で感じています。